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    <h2 class="title">深圳市艾美思普科技有限公司</h2>
    <h2 class="title2">人事档案管理规定</h2>
    <div class="content">
      <div class="section">
        <h3>1 目的</h3>
        <p>为规范公司人事档案管理，完善公司档案管理系统，特制定本管理规定。</p>
      </div>
      <div class="section">
        <h3>2 范围</h3>
        <p>适用于深圳市艾美思普科技有限公司人事档案的管理。</p>
      </div>
      <div class="section">
        <h3>3 职责</h3>
        <div class="subsection">
          <h4>3.1 企业管理部</h4>
          <ul>
            <li>培训组：负责新员工入职人事档案的填写的辅导、监管。</li>
            <li>
              人资组：负责职员工在职人事档案的整理收集，确保档案的准确性、及时性、完整性、有效性。
            </li>
            <li>
              系统运营组人事文员：公司人事档案管理的窗口，负责公司所有人事档案的整理、收集、管理、注销、报废等。
            </li>
          </ul>
        </div>
        <div class="subsection">
          <h4>3.2 各事业部、各部门</h4>
          <p>负责人事档案记录的完整性、提供的及时性、准确性。</p>
        </div>
      </div>
      <div class="section">
        <h3>4 定义</h3>
        <p>
          档案：本文中的档案指的是公司职员工的各项人事资料，如：入职资料表、劳动合同、职位/薪资异动申请表、培训记录、晋升考核记录、离职申请表等。
        </p>
      </div>
      <div class="section">
        <h3>5 内容</h3>
        <div class="subsection">
          <h4>5.1 人事档案的主要内容</h4>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.1.1 入职档案资料</h5>
            <p>
              员工入职资料表、面试记录表、员工入职信息核定表、职员基本薪资核定表、职员绩效薪资核定表、背景调查表、公司规章制度培训签到表、社保/公积金购买等相关资料。
            </p>
          </div>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.1.2 在职档案资料</h5>
            <p>
              自愿加班申请单、职位/薪资异动申请资料、在职培训档案资料、劳动合同资料等。
            </p>
          </div>
        </div>
        <div class="subsection">
          <h4>5.2 人事档案资料收集</h4>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.2.1 入职档案资料</h5>
            <p>
              由培训组组织新进职员工按照公司人员招聘要求填写人事相关信息，同时需确保信息的完整性、及时性、准确性。入职档案需在七个工作日内完整的递交系统运营组，由系统运营组进行人事档案的前期整理工作。
            </p>
          </div>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.2.2 在职人事档案资料</h5>
            <p>
              由事业部人资每周定期收集汇总交系统运营组人事文员，系统运营组人事文员接收到事业部人资收集的人事档案资料对当事人的档案进行及时、准确更新并录入人力资源管理系统。
            </p>
          </div>
        </div>
        <div class="subsection">
          <h4>5.3 档案的管理</h4>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.3.1 档案资料的管理</h5>
            <p>5.3.1.1 公司所有人事档案由企业管理部划专区指定专人专项管理。</p>
            <p>
              5.3.1.2
              各事业部所有人事档案资料，系统运营组人事文员需建立每位职员工的独立档案，编号集中管理并编制《人事档案管理手册》。
            </p>
            <p>
              5.3.1.3
              在职的《人事档案管理手册》每周星期一，由档案管理员更新一次。
            </p>
          </div>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.3.2 档案的借出、调阅管理</h5>
            <p>
              5.3.2.1
              公司人事档案原则上不借出，特殊情况必须填写《人事档案■借出□调阅申请表》经企业管理部部长、公司总经理批准后方可借出。（如：公司内部、政府机构借阅）
            </p>
            <p>
              5.3.2.2
              公司内部职员工人事档案原则上不得复印，除公司董事会成员外，其它任何部门、人员复印人事资料必须在《人事档案□借出□调阅申请表》中注明清楚，并经企业管理部部长审核，总经理批准后方可复印。
            </p>
            <p>
              5.3.2.3
              各事业部总监、部长调阅本事业部职员工人事档案，需填写《人事档案□借出■调阅申请表》，经企业管理部部长批准后方可调阅。低于该层级的人员调阅本事业部职员工人事档案时，需填写《人事档案□借出■调阅申请表》，并经事业部负责人审核，企业管理部部长批准后方可调阅。若是调阅跨事业部的人事档案都须填写《人事档案□借出■调阅申请表》，并经企业管理部部长审核，总经理批准后方可调阅。跨事业部或部门调阅人事档案的不可调阅同级别或比自己职位高的人事档案，因特殊工作需要调阅，需填写《人事档案□借出■调阅申请表》经企管部部长、总经理批准后方可调阅。
            </p>
            <p>
              5.3.2.4
              《人事档案□借出□调阅申请表》申请人必须是人资主管或管辖部门经理及以上人员。
            </p>
          </div>
          <p>
            5.3.3
            公司所有人事档案，系统运营组人事文员、档案借出或调阅人在此过程中造成档案遗失或损坏、私自将档案外借、复印、信息外泄、不按要求办理相关手续，则按公司《奖惩管理办法》视情况处以警告、小过、大过处分，情节严重者开除处理。
          </p>
        </div>
        <div class="subsection">
          <h4>5.4 人员变更交接管理</h4>
          <p>
            5.4.1
            系统运营组人事文员因离职或岗位工作调整时，接收人需按《人事档案管理手册》逐人进行确定，双方在《工作移交单》或相关交接记录上签名确认后作为交接的凭证；
          </p>
          <p>
            5.4.2
            所有人事档案及管理手册，交接人员需当面确认清楚，如发现档案丢失或不完整现象将对相关责任人进行惩处。
          </p>
        </div>
        <div class="subsection">
          <h4>5.5 人事档案的保存期限</h4>
          <p>5.5.1 在职职员工人事档案为永久保存；</p>
          <p>
            5.5.2
            离职职员工人事档案在该职员工离职后的两年内注销管理，以便查阅；两年后方可进行申请报废处理。
          </p>
        </div>
        <div class="subsection">
          <h4>5.6 档案的注销、报废管理</h4>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.6.1 档案的注销</h5>
            <p>
              各事业部人资依据每周的人员离职（含自离、辞职、辞退、开除）状况在每周六下班前编制好《人事档案■注销□报废申请单》并上呈签核；之后由档案管理员根据签核的《人事档案■注销□报废申请单》将离职人员的档案执行注销管理；两年后经人资审核、企管部部长批准后确认是否报废处理。
            </p>
          </div>
          <div class="subsubsection">
            <h5>5.6.2 档案的报废</h5>
            <p>
              档案管理员填写《人事档案□注销■报废申请单》，经各事业部人资审核、企管部部长批准后的超过保存年限的职员工人事档案，由系统运营组按指示安排专人报废处理（可采取焚烧销毁或用碎纸机处理）。
            </p>
          </div>
        </div>
        <p>
          5.7
          企业管理部作为人事档案的管理责任部门，部长级人员有权直接借出、调阅、复印人事档案相关资料，部门内相关人员根据部长授权，系统运营组人事文员监督执行。
        </p>
      </div>
      <div class="section">
        <h3>6 附件、相关文件及表单</h3>
        <div class="subsection">
          <h4>6.1 相关文件</h4>
          <p>6.1.1 《奖惩管理办法》</p>
        </div>
        <div class="subsection">
          <h4>6.2 相关表单</h4>
          <p>6.2.1 《人事档案管理手册》</p>
          <p>6.2.2 《人事档案□借出□调阅申请表》</p>
          <p>6.2.3 《人事档案□注销□报废申请单》</p>
        </div>
      </div>
    </div>
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